HONG KONG TAX · NOTICE AND REFUND
香港公司收到“退税邮件”，先核渠道，再核退款
一封写着“退税”的邮件，可能让财务急着处理，也可能让公司误把邮件里的金额记成待收款。香港公司的日常维护，需要把通知来源、对应税务事项、通讯地址和真实退款进度分别核清。
香港税务局提醒：警惕以退税为名索取资料的邮件
香港税务局于2026年10月12日提醒公众，有假冒税局的邮件以领取退税为由，引导收件人通过链接提交信用卡资料。税局表示与这些邮件无关，并在本次提醒中明确，多缴税款通过支票退还，支票邮寄至纳税人的通讯地址。
税局还在10月8日发布及时通知地址变更的提醒。对香港公司而言，核验通知和维护收件安排，需要一起做好。
先核渠道与文件，再确认是否有退款事项
惠泽建议，公司收到涉及税务或退款的通知时，按以下顺序交接给负责人：
- 保留原通知：记录收到时间、发件渠道、公司主体及涉及事项。对可疑邮件先停止点击链接或填写资料，保留必要信息供核验。
- 从官方入口核实：通过香港税务局官网自行进入相关服务或查找官方联系方式，结合税务代表及公司现有税务文件确认通知来源。
- 对应税务期间：核对文件中的公司、税务编号、课税年度、原缴税记录及有关决定，避免把不同年度或不同公司的事项混在一起。
- 确认责任人：由公司指定人员或已授权税务代表跟进，记录核验结论与下一步。财务收到一封邮件后，不直接将邮件所写金额视为已确认退款。
地址有效，还要明确谁收件、谁转交
公司注册地址、营业地址和税务通讯地址各有用途，先核当前记录和实际收件安排。办公室或服务安排变动后，列出需要更新的事项，按相关机构程序处理并保留提交或确认记录。
如果由秘书或服务人员接收信件，公司应明确转交联系人、转交方式与跟进频率。收到税务文件或支票时，登记收件日期、对应公司、事项及转交结果；对尚未收到或转交未完成的事项，安排负责人追踪。
退款处理分阶段，账务也按依据衔接
核实有对应退款事项后，分别记录依据已取得、寄送信息已确认、支票已收到、已交银行处理和实际入账等阶段，每一步保存相应文件。支票金额、银行实际入账、币种及可能的费用差异分列，不能把“已收到支票”直接写成“款项到账”。
退款与原缴税记录、相关年度及账务余额一起复核。月结时，由财务确认实际银行入账及尚未结束的事项；与审计或税务申报有关的问题，交给相关专业人员协同确认。
惠泽怎样协助香港公司把日常事项管清楚
在香港公司登记维护、账务资料整理以及审计、税务申报协调中，惠泽可以协助建立税务通知登记表、地址及收件负责人清单、退款阶段跟进表和账务待补资料清单。
客户指定授权人员并提供原通知和相关税务文件，惠泽整理主体、期间、文件与收件状态，协助对接需要核验或补充的事项。涉及退款时，再把原缴税、退款文件、支票与银行记录对应，让公司知道事情走到哪一步、下一步由谁跟进。